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EasterHegg 2014

Das Grobe

Call for Candidature

Datum 17.04.2014 bis 21.04.2014
Bewerbungsdeadline 01.02.2013
Veranstalter CCCS (Support durch shackspace)
Orga (Core) rince, bine, bronsen, hadez, timm, lain, rash, jan, stephan, informancer
Orga (AUX) horn, heavy, dave, SQUelcher, Nicolas (NOC, Bau, Logistics), MrBauer, h0uz3
Orga Pad eh2014shack.piratenpad.de
Orga Mailingliste eh2012-orga@lists.shackspace.de
Öffentliche Mailingliste eh2012@lists.shackspace.de
genereller Termindoodle eh2014 orga treffen
Orga-Treffen20121212

TODO

Was Bis wann? Wer Erledigt Ergebnis
Anfrage an Kulturhaus Arena wg. Location (Pad) 30.11.2012 hadez 03.12.201220121210: Wir haben die Option, Angebot folgt.
20130107: Angebot steht noch immer aus, keine Antwort auf Ping vor den Feiertagen, erneut gepingt
20130109: telefonat mit herr avci, zusage fuer angebot bis freitag (uebermorgen)
20120110: mail bekommen mit rueckfrage und bitte um telefonat zur klaerung einiger details
Anfrage weitere alternative Locations - Wilhelmspalais? 31.12.2012 Rince Wird voraussichtlich umgebaut, aber scheinbar verzögert sich das, damit können wir aber nicht arbeiten
Anfrage weitere alternative Locations - Stadtbücherei? 31.12.2012 Rince Ungeeignet für EH2014
Anfrage weitere alternative Locations - Max-Bense-Saal? 31.12.2012 Rince Unggeignet für EH2014
Klärung der Finanzierung
Abklärung ob Vorbedingungen (z.b. Brandschutz) okay sind
Erarbeitung des Konzeptes
Liste benötigten Equipments/Materialien/… erstellen
Verantwortliche für Bereiche festlegen

A/V Equipment

Was? Wen fragen? Wer hat Kontakt?
Videoequipment http://www.msn-ev.de/ hadez
Sound AK Cräsh
Sound Arena
Licht AK Cräsh
Licht Arena

Netzwerkequipment

Was? Wen fragen? Wer hat Kontakt?
Switches (wieviel?)
LAN Kabel (wieviel? wie lang?)
Standleitung / Uplink fuer 4 Tage
WIFI APs
Router

Orga-Brainstorming

  • Rechtliche Rahmenbedingungen
    • Anmelden der Veranstaltung
    • Veranstalter-Versicherung
    • Sanis vor Ort? Feuerwache?
      • CERT hätte wie gerne einen abschließbaren Raum mit Krankenliege, als Materiallager und Ruheraum für die Nachtschicht
    • Brandschutzbegehung, Fluchtwege
  • Location
    • 24/4-Zugang
      • Ab wann können wir aufbauen
    • Vortragsräume (mind. 3 Workshop/Talk-Räume)
    • Hackcenter
      • Tische, Stühle, Strom, Netzwerk
    • Lounge
      • Wichtig, Frühstück, Essen
      • Kann auch Kombi mit Hackcenter sein, wenn groß genug
    • Sitz-, Steh- und Aufenthaltsmöglichkeiten
    • Raum für Essensversorgung (Essensausgabe, Lager- und Kühlmöglichkeit, evtl. Küche)
    • Netzanbindung
      • Netz: Wenn Hochschule in der Gegend ist, kriegen wir über BelWue 622Mbit.
    • Essens- und Übernachtungsmöglichkeiten in der Umgebung
    • Vorfinanzierung
    • Versicherung
  • Anmeldungen Teilnehmer
    • Registrierung
    • Management Zahlungseingang
    • Namensschilder
  • Kommunikation
    • intern während der Veranstaltung
    • extern vor, während und nach der Veranstaltung
  • Vortrags-Orga
    • Tip: Pentabarf scheint schmerzhaft zu sein
    • Ausschreibung (CFP)
    • Einreichungen entgegennehmen
    • Programmkomittee, Auswahl, Zusagen
    • Was tun bei spontanen Ausfällen/Änderungen?
  • Vorträge und Vortragsräume
    • Mikrofonierung
    • Beamer, etc.
    • Aufzeichnung
    • Livestreaming
    • An- und Abmoderation, Moderation der Fragen
    • Eintreiben der Folien und Unterlagen
  • Verpflegung
    • Frühstück
      • Frühstücks-Flat
      • „Früh“ ist relativ :-) Eher so 8-18h (darf gegen Ende ausgehen)
    • Heiße Hauptmahlzeit
    • Vegetarier berücksichtigen
    • Nachschub-Planung: Wo bekommt man im Falle eines Falles So/Mo Nachschub her (Brötchen, etc.)?
    • Kühlung der Vorräte
    • Professionelle Aufschnittmaschine + Vorbereitung reduziert Streß ungemein
    • Alkfreie Getränke
      • Ein Getränke-Großhändler in Vaihingen hat Club Mate und andere „Exoten“, evtl. kann man da Komissionsware bekommen
      • Auto / Sprinter für Transport benötigt; Carsharing
    • Bar am Abend
    • „Sperrstunde“ bzgl. Alkoholika?
  • Security-Engel
    • „Recht und Ordnung“
    • Ansprechpartner für alle Eventualitäten
    • Funkgeräte zur Kommunikation (auch mit NOC, Kasse, Bar, Restorga)
  • Sanitär-Service-Team
    • Selbermachen oder machen lassen…
    • Regelmäßiger Nachschub an Papier und Handtüchern
    • Putzen…
  • Netzwerk/NOC
    • LAN auf den Tischen im Hackcenter
    • WLAN
    • VPN nach Berlin war aus der Schweiz unzuverlässig; Emfpehlung: Selber BGP machen
    • Infobeamer o.ä. für Ankündigungen
      • Cool wäre: Virtuelles Anschlagbrett
      • Gibts auf jedem Demoscene Event und auf der GPN gabs auch was derartiges
    • Cool wäre: Lokaler git-Server (gitorious oder sowas, bei dem eine Repo-Übersicht browsebar ist)
    • Cool wäre: Lokaler IRC-Server (dcc effizient…)
    • Abuse-Kontakt
  • POC
    • Kosten?
    • Nötig?
  • Amateurfunker
    • Antennen aufstellbar?
    • Kabelwege von einem Funkerraum/bereich nach aussen?
  • Rahmenprogramm
  • Merchandise-Artikel
    • T-Shirts, Hoodies
    • Tassen (eine Gratistasse für Dauerticketbesitzer, berechtigt zur Teilnahme an der Frühstücksflat, am Ende der Veranstaltung kann der Rest verkauft werden)
  • Finanzen und Versicherung
    • Ausreichend Puffer für unvorhergesehenes einplanen (z.B. Feueralarm in .ch…)
  • Auf- und Abbau
    • Müllentsorgung
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